Das papierlose Homeoffice

Keine Frage: Vom ständigen Rennen hin zum Drucker und den unübersichtlichen Papierstapeln auf dem Schreibtisch ist wohl jeder schon einmal genervt gewesen. Letztlich landen die meisten Ausdrucke nach einem kurzen Überfliegen eh im Müll. Warum also nicht den Versuch starten und ganz auf (unnötiges) Papier im Home Office verzichten? selber machen zeigt, was Sie über's papierlose Büro wissen müssen.

Digitales Homeoffice: PDF statt Papier

Das papierlose Büro kommt zwar in großen Teilen ohne Gedrucktes aus, hin und wieder muss dennoch ein wichtiges Original in Papierform abgeheftet werden. Alles Weitere lässt sich digital erfassen: per Scanner, auf einem Tablet oder im Cloud-Speicher.

Wenn Sie auch auf ein papierloses Büro umstellen möchten, dann dann sollten Sie zunächst damit beginnen, alle Dokumente auf elektronischen Datenspeichern (wie internen und externen Festplatten oder gar einem kleinen NAS-System, kombiniert mit Online-Clouds) abzulegen. Dafür scannen Sie auch Ihre alten Papierdokumente und wandeln Sie dann in PDFs um.

Damit bauen Sie dann ein elektronisches Archiv auf, das Sie dank Texterkennung ganz einfach auch durchsuchen können. Ihre besten Mitarbeiter dürften in dieser Zeit ein Multifunktionsgerät, bestehend aus Drucker, Scanner, Fax, Kopierer und Texterkennungssoftware sein, letztere etwa in Form von Omnipage Ultimate für etwa 200 Euro oder des ABBYY Finereaders für rund 130 Euro.

Dazu brauchen Sie noch eine digitale Ablage (Cloud), auf die Sie und eventuell andere Personen, etwa Familienmitglieder, zugreifen können. Weiter geht es im Alltag mit der Übermittlung aller Dokumente ausschließlich über elektronische Wege wie E-Mail, Messenger oder cloudbasierte Dienste wie Dropbox, WeTransfer oder Google Drive.

Digitales Homeoffice: Vor- und Nachteile

Vorteile

 

• Umweltschutz: Durch den Verzicht auf Papier wird Energie gespart. Mehrfachkopien und Dokumentausdrucke fallen weg.
• Schneller Zugriff auf Daten: Befinden diese sich auf Speichermedien, gelingt der Zugriff (auch von außen) rasch.
• Platzsparend: Statt Regalmeter für Ordner aufzubauen, braucht das papierlose Büro nur virtuellen (Speicher-)Platz.

 

Nachteile

 

• Die Daten sind nicht immer verfügbar: Bei einem Strom- oder Internetausfall lassen sich Daten zweitweise nicht abrufen.
• Stets am Ball bleiben: Speichern Sie Daten online oder auf Datenträgern, müssen Sie die Speichermedien immer aktuell halten.
• Die Umstellung erfordert hohen (Zeit-)Aufwand: Das Einscannen und Archivieren statt Ausdrucken und Abheften dauert

 

 

Sicherheit für die papierlose Ablage

Wirtschaftsspionage, Diebstahl von Daten, Sabotage – diese Szenarien sind durch Online-Angriffe aufs papierlose Büro möglich: Cybercrime ist zur Gefahr für die Wirtschaft geworden, aber auch Privathaushalte sind betoffen. Laut einer repräsentativen Umfrage von Oktober 2016 unter 1.017 Internetznutzern im Auftrag des Digitalverbands Bitkom ist fast jeder zweite Internetnutzer (47 Prozent) in Deutschland Opfer von Cybercrime geworden. 45 Prozent davon haben einen finanziellen Schaden erlitten.

Gegen solche Angriffe nutzen vier von fünf Anwendern eine Anti-Viren-Software und zwei von drei (67 Prozent) eine Firewall auf ihrem PC. "Der absolute Basisschutz für jeden PC", sagte Bitkom-Präsidiumsmitglied Winfried Holz. "Wir müssen die technische Sicherheit von Geräten und Online-Diensten ständig verbessern und gleichzeitig das Bewusstsein der Nutzer für das Thema IT-Sicherheit schärfen", so Holz weiter.

Die richtige Softwäre für das papierlose Homeoffice

Ohne die entsprechende Software zum Erstellen und Austauschen von Dateien via Internet wäre das papierlose Büro nicht denkbar. Dabei sollte nicht vergessen werden: Dateien jeglicher Art müssen regelmäßig vor Verlusten geschützt und gesichert werden (Backup).

 

• FileZilla: Mit dem freien FileZilla-Client von Mozilla kann der Benutzer sich mit einem FTP-Server (File Transfer Protocol) verbinden und dann Dateien hoch- und herunterladen. FileZilla gibt's gratis für Windows, Mac OS X und Linux. Download unter filezilla-project.org.
• Google Docs: Sollen Dokumente von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeitet werden? Dann sollte das kostenlose Google Docs zum Erstellen von Textdokumenten, Tabellen und Präsentationen bei Ihnen auf dem PC, Mac, Android- oder iOS-Gerät laufen.
• WeTransfer: Für den Versand großer Dateien an einen oder mehrere Empfänger gibt es eigentlich nur einen genialen Dienst: WeTransfer. Bis zwei Gigabyte große Dateien lassen sich an bis zu 20 Empfänger versenden. Die Dateien werden eine Woche nach dem Hochladen wieder vom Server gelöscht.
• EaseUs Todo Backup Home (PC): Mit der Gratis-Software von Easeus sind Backups dergesamten Festplatte oder bestimmter Verzeichnisse und Dateien als Festplattenpartitionen, auf externen Speichermedien, Netzlaufwerken, Cloud-Speichern oder CDs und DVDs möglich.
• Time Machine (Mac): Ganz gleich, welche Art von Daten Sie auf Ihrem Apple-Rechner verwalten: Eine regelmäßige Sicherung (Backup) gegen Verluste ist in jedem Fall Pflicht! Time Machine ist eine Datensicherungssoftware von Apple, die direkt ins Mac-Betriebssystem (OSX, Mac OS) integriert ist.

 

 

Cloud-Lösung: Datenzugriff von überall

Das Herzstück jedes papierlosen Büros ist eine zentrale Ablage. Idealerweise ist das ein Cloud-Speicher, auf den Anwender auch mobil zugreifen können. 

Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) gilt für Unternehmen, die mit Kundendaten hantieren, dass diese nicht mehr unverschlüsselt den europäischen Raum verlassen dürfen. Davon betroffen sind auch Cloud-Speicher, die als Dokumentenablage und für den Austausch von Dateien dienen.

Die Anbieter um Google Drive, Microsoft OneDrive oder Dropbox mussten daher beim Datenschutz nachbessern. Alternativ gibt es auch in Deutschland viele kostenlose Cloudspeicher wie Telekom Cloud, Hidrive Free oder Web.de, die Kundendaten konform zum EuGH-Urteil handhaben.

Mit der beliebten Gratis-Software Dropbox können Sie häufig verwendete Dateien stets griffbereit in der Cloud ablegen. Dafür steht registrierten Nutzern ein zwei Gigabyte großer Cloud-Speicher zur Verfügung. Die Dateien auf Ihrer Festplatte kopieren Sie einfach in einen Ordner, die sogenannte "Dropbox". Daraufhin werden die Daten verschlüsselt auf einem Internetserver gespeichert und können dort per PC, Notebook, iPhone, iPad, Android-Tablet abgerufen werden.

Dropbox Business können Sie gegen Gebühr (ab 600 Euro pro Jahr für 5 Nutzer) auch geschäftlich nutzen. Die Dropbox Business erfüllt die datenschutzrechtlichen Anforderungen an Cloud Services nach europäischem und deutschem Recht.

Zum Weiterlesen: So richten Sie Ihr Home-Office ein.

Netzwerkfestplatte: Die eigene Cloud

Sicherer Zugriff auf alle Dateien und Dokumente im Büro, zu Hause, aber auch via Internet von jedem Ort der Welt aus: Das klappt gut mit einer Netzwerkfestplatte.

Eine Netzwerkfestplatte, auch kurz NAS genannt (für "Network Attached Storage", sinngemäß "ans Netzwerk angeschlossener Speicher"), birgt viele Vorteile: Sie ist schnell und leicht eingerichtet, alle auf der NAS gespeicherten Daten sind im ganzen Büro oder Haus per Smartphone, Tablet, PC und Notebook abrufbar – auf Wunsch auch überall auf der Welt übers Internet.

Weiterer Vorteil: Auch Backup-Software ist oft schon vom Hersteller auf der Netzwerkfestplatte installiert, um wichtige Dateien von PC oder Notebook automatisch zu sichern. Wichtige Anbieter sind: Buffalo, Seagate und Western Digital (WD).

Die Daten auf einer NAS lagern sicher zu Hause und nicht auf einem Server, der irgendwo auf der Welt steht. Auch lassen sich damit Zugriffsrechte individuell festlegen.

Lesen Sie auch: Auf unserer Übersichtsseite finden Sie weitere Ratgeber-Artikel rund um das Smart Home.