Tools und Tipps: So richten Sie Ihr Home-Office ein

Update 22.04.2020

Neben vielen Ablenkungs- und Unterhaltungsangeboten eignet sich das Smartphone auch als wichtiges Tool für das Home-Office. So können Sie beispielsweise mit dem Smartphone Dokumente scannen und diese ganz einfach digital und in hoher Qualität an Ihre Kollegen übermitteln.

Dokumente scanen mit dem iPhone: In der Notizen-App verbirgt sich hinter dem Kamera-Symbol ein Menü mit der Option "Dokumente scannen". Die Kamera erfasst das Dokument, scannt es ein und speichert es als PDF-Datei, die Sie nun einfach versenden können.

Dokumente scannen mit einem Android-Gerät: Öffnen Sie die Google Drive-App und tippen Sie auf das Plus-Zeichen rechts unten. Tippen Sie anschließend auf das Kamera-Symbol, um zu scannen und machen Sie ein Foto von der zu scannenden Seite. Über das Zuschneiden-Symbol können Sie den Scanbereich anpassen. Sobald Sie mit Ihrem Scan zufrieden sind, speichern Sie das fertige Dokument, indem Sie auf das Häckchen tippen. Das gescannte Dokument wird as PDF-Datei gespeichert.

Lesen Sie hier, wie Sie einen Stehschreibtisch selber bauen.

Home Office einrichten

Bereits die Auswahl des Zimmers, in dem Sie im Home-Office arbeiten wollen, ist wichtig. Im Idealfall steht Ihnen dafür ein eigener Raum zur Verfügung. Ist dies nicht der Fall, wählen Sie am besten einen ruhigen, hellen und wenig frequentierten Raum.

Tageslicht fördert die Konzentrationsfähigkeit im Besonderen. Unser Biorhythmus reagiert auf die Lichtfarbe, der Körper weiß: Es ist Zeit zu arbeiten!  Smarte Leuchtmittel mit Human Centric Lighting-Technologie passen ihre Lichtfarbe darüber hinaus Ihren Anforderungen an und simulieren auch am Abend Tageslicht, so dass Sie länger konzentriert arbeiten können.

Wenn Sie keinen separaten Raum als Arbeitszimmer nutzen können, eignen sich zum Beispiel das Wohn- oder Esszimmer, wenn Sie hier genug Ruhe bekommen. Nicht geeignet sind Badezimmer und Küche. Auch im Schlafzimmer sollten Sie besser nicht arbeiten, denn dies kann zu Einschlafstörungen führen.

Die wichtigsten Tools im Home-Office

In vielen Berufen genügen ein Laptop und die richtigen Tools, um von zuhause aus produktiv zu arbeiten. Vergessen Sie jedoch nicht, dass Austausch und Kommunikation nicht nur für die erfolgreiche Abwicklung der anstehenden Aufgaben relevant sind, sondern auch dazu beitragen, dass Sie motiviert und mit ihrem Team in Kontakt bleiben. Nutzen Sie daher Kommunikations-Tools, um sich mit den Kollegen und Kunden auszutauschen.

• Zoom: Ein kostenloses Tool für Video-Konferenzen. Der große Vorteil im Vergleich zum Austausch via E-Mail ist, dass Sie hier die Kollegen sehen können – eine Möglichkeit, die man nach einer Woche allein im Home-Office sehr zu schätzen weiß!
• Slack: Ein Chat-Tool, das besonders für kurze Absprachen und schnellen Austausch geeignet ist. Hier sind auch Gruppenchats mit mehreren Kollegen sowie Video-Anrufe möglich.
• Microsoft Teams: Ein weiterer klassischer Büromessenger, der Einzel- oder Gruppenchats sowie Videoanrufe ermöglicht und der in vielen Digitalunternehmen genutzt wird. Zwar ist die Vollversion kostenpflichtig, jedoch stellt Microsoft bestimmte kostenpflichtige Inhalte für einen begrenzten Zeitraum gratis zur Verfügung.
• Teamviewer: Wenn man den Kollegen nicht mehr einfach an den Schreibtisch bitten und einen Sachverhalt am eigenen Monitor zeigen kann, kommt Teamviewer ins Spiel. Das Fernzugriffs-Tool erlaubt Ihren Kollegen aus dem Home-Office einen Blick auf Ihren Monitor. Für kurze Zeit erlaubt die Firma die Nutzung der Version für den Privatgebrauch auch im beruflichen Kontext.

Viele weitere Anbieter stellen derzeit ihre Tools kostenlos oder vergünstigt zur Verfügung. So hat jedes Team die Chance, das passende Kommunikationstool zu finden.

Wer häufig an Projekten arbeitet und hier gegebenenfalls auch mit weiteren Kollegen kommuniziert, profitiert außerdem von Projektmanagement-Anwendungen wie Trello oder Wunderlist. Bei diesen Programmen, die inzwischen auch als App erhältlich sind, können Sie To-Do-Listen anlegen und Projekte in Einzelschritte unterteilen.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie über VPN Zugriff auf die Server oder Dokumente haben, die Sie zum Arbeiten benötigen. Bedenken Sie dabei, dass Sie eine Verantwortung Ihrem Arbeitgeber gegenüber tragen und sorgen Sie dafür, dass interne Daten nicht in die falschen Hände geraten.

Zeiterfassung im Home-Office

Auch im Home-Office ist eine Dokumentation der erbrachten Arbeitszeit notwendig. Zwar arbeiten viele Firmen mit Excel-Listen, doch es gibt auch eine Vielzahl von Online-Tools wie beispielsweise Timebutler, die nicht nur eine genaue Arbeitszeiterfassung erlauben, sondern auch die Planung von Urlaubs- und Home-Office-Zeiten im Team ermöglichen.

Die Auswahl aus kostenpflichtigen und kostenfreien Tools ist dabei groß. Die meisten dieser Zeiterfassungsmöglichkeiten sind auch als App verfügbar und bieten Ihnen somit noch mehr Flexibilität.

Home-Office ausstatten

Wenn Sie häufig im Home-Office arbeiten, lohnt sich die Anschaffung eines geeigneten ergonomischen Schreibtischstuhls. Alternativ bieten sich spezielle Kissen und Auflagen an, die Ihre Rückengesundheit auch auf normalen Stühlen gewährleisten.

Auch im Home-Office gelten die bekannten Regeln zur Arbeitsgesundheit:

• Auf dem Schreibtisch muss genug Platz sein, damit Sie neben Laptop oder Maus, Tastatur und Monitor auch Platz für einen Notizblock und gegebenenfalls ein Getränk haben. Wird es auf dem Schreibtisch zu eng, sorgt das für Unordnung und schadet der Konzentration.
• Der Monitor sollte mindestens fünfzig Zentimeter entfernt von Ihrem Kopf stehen.
• Die Ellenbeugen sollten beim Auflegen auf die Tischplatte einen 90-Grad-Winkel bilden. Auch zwischen Ober- und Unterschenkel sollte beim Aufstellen der Füße ein 90-Grad-Winkel entstehen.
• Der obere Bildschirmrand sollte sich nur leicht unterhalb der waagerechten Sehachse befinden.
• Bildschirm und Schreibtisch sollten frei von Reflexionen sein.

Produktive Raumgestaltung im Home-Office

Achten Sie auch im Home-Office auf einen aufgeräumten und strukturierten Schreibtisch, so dass Sie möglichst wenigen Ablenkungen ausgesetzt sind.

Wenn Ihnen ein eigener Raum zur Verfügung steht, können Sie mit der passenden Wandfarbe Ihre Kreativität und Konzentration steigern.

• Blau wirkt beruhigend und konzentrationsfördernd
• Gelb steigert die Kreativität und macht gute Laune
• Orange fördert die Motivation und gibt Energie
• Grün wirkt harmonisierend und fördert konzentriertes Arbeiten

Wohlbefinden im Home-Office

Achten Sie auch im Home-Office auf Ihre Arbeitsgesundheit, indem Sie regelmäßig aufstehen und einige Schritte gehen. Trinken Sie außerdem regelmäßig ein Glas Wasser oder eine Tasse ungesüßten Tee und greifen Sie zu gesunden Snacks wie Obst oder Rohkost.

So vorbereitet können Sie nun die Vorteile der Arbeit im Home-Office genießen und trotzdem Ihr Arbeitspensum erfüllen.

Übrigens: Wie Sie im Home-Office auf Papier verzichten, lesen Sie hier.